Zahlungsabwicklung

Zahlungsabwicklung ist viel mehr als „die Karte durchziehen“, auch wenn der Kunde dies im Idealfall so wahrnimmt. Sie ist der Prozess, der eine Kundentransaktion sicher, konform und schnell in ein Guthaben auf dem Händlerkonto verwandelt. Dieser Artikel erklärt, wie dieser Prozess funktioniert, welche Akteure beteiligt sind, was er kostet und worauf Händler bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten.

Was ist Zahlungsabwicklung?

Die Zahlungsabwicklung ist der Prozess hinter jeder Transaktion, egal ob der Kauf im Geschäft, im Online-Shop oder über eine App erfolgt. Sie umfasst mehrere Schritte, von der Autorisierung über Clearing und Settlement bis hin zu Rückerstattungen und Chargebacks. Sie umfasst alle administrativen, technischen und rechtlichen Schritte, um eine Zahlung zwischen Käufer und Verkäufer abzuwickeln. Genauer gesagt bezieht sie sich auf die Systeme zur Übertragung der Zahlungsinformationen eines Kunden von einem Händler oder Unternehmen an die an der Transaktion beteiligten Finanzinstitute.

Die Abgrenzung zwischenZahlungsabwicklung, Payment Gateway, AcquirerundIssuerist entscheidend für die Bereitstellung reibungsloser und zuverlässiger Zahlungsabläufe.Zahlungsabwicklerermöglichen es Unternehmen, Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren und sicherzustellen, dass die Gelder vom Kundenkonto auf das Händlerkonto überwiesen werden.Zahlungsgatewaysfungieren als technisches Bindeglied zwischen dem Online-Shop bzw. dem Zahlungsformular einer Website und der sogenanntenAcquirer-Bank(Händlerbank), welche Zahlungsdaten sicher zwischen den an einer Transaktion beteiligten Parteien übermitteln.Issuersind die Banken, die Kreditkarten ausgeben.

Im Alltag wird der Begriff Zahlungsabwicklung oft unscharf verwendet. Die Zahlungsabwicklung beschreibt die technische Verarbeitung im Hintergrund, sie ist der übergeordnete Rahmen, in dem Zahlungsarten, Zahlungsanbieter und Zahlungsdienstleister (Payment Service Provider, kurz PSP) zusammenspielen. Zahlungsabwicklung ist strikt von Zahlungsinstrumenten (wie Karten oder digitale Anwendungen) zu unterscheiden.

Die Akteure in der Zahlungsabwicklung

Händler und Kunde

Der Händler schließt einen Vertrag mit einem Zahlungsanbieter, um dem Kunden in seinem stationären Laden oder in seinem Online-Shop Kartenzahlung zu ermöglichen. Wird via Kredit- oder Debitkarte bezahlt, sendet das Handelsunternehmen eine Zahlungsautorisierungsanfrage an den Zahlungsdienstleister.

Payment Service Provider (PSP)

Ein Payment Service Provider stellt die technische Infrastruktur für die Abwicklung bargeldloser Zahlungsmethoden an der Schnittstelle zum Endkunden bereit - sowohl online im E-Commerce (über den Check-out-Prozess) als auch im stationären Handel (über Zahlungsterminals). Ein Vertrag mit einem PSP ist für die Akzeptanz bargeldloser Zahlungen in vielen Fällen erforderlich. Alternativ können Händler auch direkt mit einem Acquirer oder einem Zahlungsinstitut zusammenarbeiten. Das konkrete Zahlungsartenangebot hängt vom jeweils geschlossenen Vertrag ab. Vor allem im E-Commerce ist der Zahlungsarten-Mix ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Acquirer und Kartennetzwerke (Visa, Mastercard, girocard)

Ein Acquirer ist eine Bank oder ein Finanzdienstleister, der die Autorisierung und Abwicklung von Kartenzahlungen übernimmt und die Beträge auf die Bankkonten der Händler auszahlt. Der Acquirer fungiert als Bindeglied zwischen Handelsunternehmen und dem Kreditkartenzahlungssystem und ermöglicht es diesen, Zahlungen von verschiedenen Kartenanbietern zu akzeptieren.

Issuer (kartenausgebende Bank)

Der Issuer als die Bank, die die Karte an die Kunden ausgibt, prüft die Anfrage und entscheidet, ob die Transaktion autorisiert wird. Nach erfolgreicher Prüfung sendet der Issuer über das Netzwerk eine Autorisierung zurück an den Acquirer.

Zusätzliche Anbieter: BNPL, Wallets, Ratenzahlung

Anbieter von Bezahl-Optionen wie BNPL (Buy Now, Pay Later), Wallets und Ratenzahlung erweitern das Angebot bei der Zahlungsabwicklung. BNPL ist eine Form der kurzfristigen Finanzierung, also aller Bezahlarten, bei denen Kunden Artikel bestellen und erst im Nachhinein bezahlen. Zu den bekanntesten BNPL-Zahlarten gehören unter anderem Kauf auf Raten und Rechnungskauf.

Eine Wallet („Geldbeutel“) ist ein Speicherort, eine digitale Anwendung, die als Geldbörse dient, um Zahlungsmittel, Karten, Tickets und andere persönliche Daten sicher zu speichern und zu verwalten.

Wie läuft eine Zahlungsabwicklung ab?

Die Abwicklung von Zahlungstransaktionen ist ein komplexes System aus einer Vielzahl von Akteuren und Elementen, die zusammenarbeiten, um die sichere und effiziente Übertragung von Geldern bei Finanztransaktionen zu gewährleisten.

Die wichtigsten Schritte der Zahlungsabwicklung im Überblick:

Der Kunde tätigt eine Zahlung:Er gibt seine Zahlungsdaten am Point of Sale (POS), am Kartenlesegerät oder im E-Commerce-Bezahlvorgang des Unternehmens an. Diese umfassen beispielsweise die Kartennummer oder die Bankverbindung. Das Terminal oder das Zahlungsportal erfasst die Daten.

Übertragung der Zahlungsinformationen:Die Zahlungsinformationen werden sicher an ein Zahlungsgateway übertragen, das die Daten verschlüsselt und an den Zahlungsabwickler weiterleitet.

Autorisierung der Transaktion:Der Zahlungsabwickler bzw. der Acquirer (die Bank oder der Zahlungsdienstleister des Händlers) übermittelt die Transaktionsdaten über das entsprechende Kartennetzwerk an die ausstellende Bank (Issuer). Die ausstellende Bank prüft, ob das Guthaben auf dem Konto des Kunden für die Durchführung der Transaktion ausreicht. An dieser Stelle sendet die ausstellende Bank eine Genehmigungs- oder Ablehnungsmitteilung über das Kartennetzwerke und die Händlerbank an den Zahlungsabwickler zurück.

Genehmigung oder Ablehnung:Der Zahlungsabwickler leitet den Genehmigungs- oder Ablehnungsstatus der Transaktion an das Unternehmen weiter, das den Kunden dann über das Ergebnis informiert. Bei einer Genehmigung kann das Unternehmen mit der Bereitstellung der Waren oder Dienstleistungen fortfahren. Bei einer Ablehnung der Transaktion erhält das Unternehmen einen Ablehnungscode, der angibt, warum die Transaktion nicht genehmigt werden konnte, und der Kunde wird benachrichtigt.

Nach der Autorisierung erfolgen dasClearingundSettlement.Clearingbezeichnet den Abgleich und die Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen zwei (Acquirer und Issuer) oder mehreren Parteien - meist nach einer Transaktion. Es ist ein wesentlicher Bestandteil im Zahlungsverkehr, sei es im Bankenwesen, bei Wertpapiergeschäften oder bei alltäglichen Kartenzahlungen im Handel. BeimSettlementwerden die Gelder schließlich überwiesen. Die Händlerbank zahlt die Gelder auf das Konto des Unternehmens ein. Es erhält die Zahlung und die Transaktion wird als abgeschlossen betrachtet. Dieser Schritt dauert je nach PSP, Zahlungsart und Vertrag in der Regel ein bis drei Werktage, wobei mittlerweile auch T+1- oder Same-Day-Optionen angeboten werden.

Welche Modelle der Zahlungsabwicklung gibt es?

Direkte Anbindung an einen Acquirer

Die direkte Anbindung an einen Acquirer ermöglicht es Unternehmen, ihre Zahlungsabwicklung effizient und sicher zu gestalten. Ein Acquirer übernimmt die Verantwortung für die autorisierte Weiterleitung von Zahlungen an Handelsunternehmen. Dies umfasst die Überprüfung und Autorisierung von Kreditkartenzahlungen sowie die Sicherstellung der sicheren Weiterleitung der Zahlungen. Die Zusammenarbeit mit Payment Service Providern (PSPs) erweitert die verfügbaren Zahlungsmethoden und reduziert Kaufabbrüche.

Aggregator-Modell (One-Stop-PSP)

Ein Zahlungsaggregator erleichtert Unternehmen das Akzeptieren elektronischer Zahlungen. Über eine einzige Plattform können mehrere Zahlungsmethoden akzeptiert werden, die Unternehmen müssen dazu kein eigenes Händlerkonto eröffnen. Zahlungsaggregatoren verwalten die Verbindungen zu Kartennetzwerken, Sicherheitssystemen und Banken.

Payment Service Provider (PSP)

Ein Webshop kann in der Regel ein Zahlungssystem für bargeldloses Zahlen nicht selbst einrichten, sondern benötigt dafür einen externen Anbieter: den Zahlungsdienstleister oder auch Payment Service Provider. Ein PSP bündelt Payment-Dienste und stellt eine einheitliche Schnittstelle für die Abwicklung verschiedener Zahlungsmethoden im E-Commerce bereit. Die technische Komplexität der Zahlungsabwicklung wird ausgelagert, sodass Händler sich nicht mit jedem Kartennetzwerk, Acquirer oder alternativen Zahlungsmittel einzeln integrieren müssen. Darüber hinaus bietet der PSP zusätzliche Dienstleistungen wie die Prüfung der Zahlungsfähigkeit der Kunden oder eine Risikobewertung an.

Modulares Setup mit spezialisierten Anbietern

Ein modulares Setup verknüpft spezialisierte Einzelkomponenten (Gateway, Betrugserkennung, Acquiring, lokale Methoden) flexibel über Schnittstellen (APIs). Sie als Händler haben maximale Kontrolle und Freiheit bei der Auswahl der besten Anbieter für jedes Teilstück (z. B. bester Betrugsschutz, günstigster Acquirer). Ein weiterer Vorteil: Einzelne Module können ohne Systemwechsel im Shop ausgetauscht werden. Nachteil: Es gibt viele verschiedene Verträge, Ansprechpartner und Abrechnungen.

Welches Modell passt für welchen Händlertyp?

Kleine und mittlere Unternehmen sind die Hauptzielgruppe von Zahlungsaggregatoren. Sie vereinfachen das Zahlungsakzeptanzverfahren. Die One-Shop-Regelung ist besonders für Onlinehändler relevant, die grenzüberschreitend tätig sind.

Payment Service Provider (PSP) sind im E-Commerce praktisch ein Muss: Sie sind befugt, Zahlungsmethoden wie beispielsweise Mastercard, Visa oder PayPal in den Onlineshop zu integrieren. Sie eignen sich für alle Unternehmen, die Online-Zahlungen durchführen möchten, ohne sich mit den technischen und organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung zu belasten.

Modulare Setups

Modulare Setups, die spezialisierte Einzelkomponenten bieten, sind ideal für große Enterprise-Unternehmen, Konzerne oder Firmen mit sehr hohem Transaktionsvolumen und speziellen Anforderungen.

Kosten und Gebühren der Zahlungsabwicklung

Für ein Händlerkonto fallen verschiedene Gebühren an, manche regelmäßig, andere werden pro Artikel oder prozentual berechnet. Die genaue Gebühr oder der Satz variiert je nach angebotenem Dienst, Zahlungsarten und dem Volumen der verarbeiteten Transaktionen.

Die Weitergabe von Gebühren an die Kundschaft (Surcharging) ist nur eingeschränkt möglich: Bei den meisten gängigen Karten- und SEPA-Zahlungen ist ein Aufschlag in Deutschland unzulässig (§ 270a BGB). Prüfen Sie die für Ihre Zahlungsarten geltenden Vorgaben. Als Händler sollten Sie jedoch bedenken, dass dies sich auf das Vertrauen und die Konversion auswirken kann.

Kartenbearbeitungsgebühren

Die meisten Gebühren pro Artikel und Prozentsatz werden über den Anbieter des Händlerkontos an die kreditkartenausgebende Bank weitergegeben.

Transaktionsgebühren

Transaktionsgebührenzahlt ein Unternehmen für das Akzeptieren und Verarbeiten einer Zahlung, wobei man zwischen fixen und prozentualen Transaktionsgebühren unterscheidet. Unabhängig von ihrer Größe wird der Transaktion oft eine pauschale fixe Gebühr für die grundlegenden Bearbeitungskosten wie Autorisierung, Datenübertragung und Zahlungsabwicklung hinzugefügt. Viele Transaktionsgebühren enthalten einen Prozentsatz des Gesamtbetrags der Zahlung, der mit dem Umfang der Transaktion skaliert. Er deckt Kosten ab, die mit steigendem Wert der Zahlung steigen, wie z. B. von ausstellenden Banken erhobene Abwicklungsgebühren.

Interchange, Scheme Fees und Acquirer-Marge

Auch für jede Kreditkartenzahlung fallen bestimmte Gebühren an.

DieInterchange Feeist die Gebühr, die der Acquirer des Händlers an die kartenausgebende Bank (Issuer-Bank) des Kunden zahlt. Sie wird bei jeder Kartentransaktion fällig und ist der größte Einzelposten in den Kartentransaktionskosten (ca. 60-80 % der gesamten Gebühren).

Scheme Feessind die Gebühren, die Kartennetzwerke (Visa, Mastercard) für die Nutzung ihrer Zahlungsinfrastruktur vom Acquirer erheben. Sie betragen zwischen 5-15 % der gesamten Gebühren, wirtschaftlich trägt sie der Händler. Scheme Fees setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen. Die Hauptkomponente ist ein Prozentsatz des Transaktionswerts, der bei jeder akzeptierten Karte anfällt. Für europäische Händler typischerweise 0,05-0,12 % je nach Kartentyp und Volumen plus ein Festbetrag pro Autorisierungsanfrage (ca. 0,01-0,03 € pro Vorgang). Scheme Fees sind nicht reguliert und können sich mehrmals im Jahr ändern.

Interchange und Scheme-Gebühren variieren je nach zahlreichen Faktoren wie der Zahlungsmethode, der ausstellenden Bank oder dem Ursprung der Karte (lokal vs. international).

Acquirer-Marge

DieAcquirer-Margeist der Aufschlag des Zahlungsdienstleister, den der Händler für die Verarbeitung von Kartentransaktionen erhält. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtkosten für Händler, die elektronische Zahlungen akzeptieren. Die Acquirer-Marge deckt die Kosten des Zahlungsdienstleisters ab, einschließlich Serverkosten, Risiken für Chargebacks und Kundensupport. Die Acquirer-Marge ist in der Regel nicht öffentlich bekannt und kann von den Händlern verhandelt werden.

Setup-, Monats- und Chargeback-Gebühren

DieSetup-Gebühr(Einrichtungsgebühr) ist im Gegensatz zu anderen Gebühren, die Payment Service Provider für die Bereitstellung von verschiedenen Zahlungsarten erheben, eine einmalige Gebühr. Diemonatlichen Gebührenfür Zahlungsanbieter variieren je nach Anbieter und gewählten Zahlungsarten. BeiRückbuchungen(Chargeback) sendet die kartenausgebende Bank eine Aufforderung, Geld für den Karteninhaber zurückzufordern, und der Händler zahlt der Bank für jeden Vorgang eine Gebühr.

Realistische Gebührenspannen für KMU in Deutschland

In einer gemeinsamen Studie der Deutschen Bundesbank und des EHI Retail Institutes aus dem Jahre 2025 wurden durchschnittliche Kosten je Transaktion von 0,24 € für Bargeld (1,80 % des Umsatzes), 0,33 € für Debitkarten (0,67 des Umsatzes) und 0,97 € für Kreditkarten (1,70 % des Umsatzes) ermittelt. Kleine und mittlere Unternehmen können aufgrund ihres geringen Handelsvolumens die Gebühren nicht verhandeln.

Sicherheit und Compliance

Bei der Zahlungsabwicklung müssen stationäre und Online-Händler eine Reihe von Vorschriften im Bereich Sicherheit und Compliance erfüllen. Sie müssen dafür sorgen, dass ihr Shop-System und der Check-out-Prozess sauber angebunden sind und rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Der PSP liefert die sichere technische Infrastruktur und erfüllt die strengen Zertifizierungen für den Zahlungsverkehr.

DerPayment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS)ist ein Regelwerk imZahlungsverkehrfür die Abwicklung vonKreditkartentransaktionen, das von allen wichtigen Kreditkartenorganisationen unterstützt wird. Handelsunternehmen und Dienstleister, die Kreditkarten-Transaktionen speichern, übermitteln oder abwickeln, müssen die Regelungen erfüllen. Ansonsten drohen Strafgebühren oder Einschränkungen oder es kann ihnen sogar die Akzeptanz von Kreditkarten untersagt werden.

DiePSD2ist eine EU-Richtlinie zur Regulierung von Zahlungsdiensten und Zahlungsdienstleistern mit dem Ziel, die Sicherheit im Zahlungsverkehr zu erhöhen,

den Verbraucherschutz zu stärken, Innovationen zu fördern und den Wettbewerb im Markt zu steigern.

Starke Kundenauthentifizierung (SCA): Banken müssen ihre Kunden mit einem Verfahren authentifizieren, welches den Anforderungen einer starken Kundenauthentifizierung (entspricht im Wesentlichen einer Zwei-Faktor-Authentifizierung) genügt.

Wie wählt man einen Anbieter für die Zahlungsabwicklung?

Es gibt verschiedene Vertragsmodelle, die auf die unterschiedlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen der Händler abgestimmt sind. Einige wichtige Auswahlkriterien für die Auswahl eines Anbieters sind: unterstützte Zahlungsarten, Integrationstiefe (Shopify, WooCommerce, Shopware), Auszahlungsfristen, Support, Skalierbarkeit, Verträge und Kündigungsfristen. Die Zahlungsabwicklung ist die Basis, ergänzende Zahlungsarten wie Ratenzahlung oder BNPL sitzen als Schicht darüber und lassen sich in fast jede bestehende Konstellation integrieren.

Für mittelständische Online-Shops sind besonders die Aspekte relevant, die über den reinen Check-out hinausgehen: Wie vollständig ist die Plattform? Wie transparent die Abrechnung? Wie verlässlich der Support? Besteht die Möglichkeit ohne Systemwechsel zu skalieren? Wählen Sie eine Preisstruktur, die Ihrem Transaktionsvolumen entspricht.

Kleinunternehmen mit geringen monatlichen Umsätzen profitieren oft von der Vorhersehbarkeit einer pauschalen Preisgestaltung. Unternehmen mit höherem Volumen können in der Regel viel Geld sparen, wenn sie sich für Interchange-Plus-Preise entscheiden, die mehr Transparenz und geringere Margen bieten.

Für neue Shops lohnen sich Anbieter ohne monatliche Fixgebühren (Pay-as-you-go). Sie zahlen dann nur eine prozentuale Gebühr pro erfolgreiche Transaktion.

Händler können den Faktor Payment als effizienten Wachstumshebel nutzen. Die Zahlungsabwicklung im Online-Shop lässt sich einfach optimieren, indem Sie den Payment-Mix an Ihre Zielgruppe anpassen, beispielsweise Ratenzahlung und BNPL-Lösungen anbieten. Händler, die innerhalb ihrer bereits bestehenden Bezahllösung Zahlungsanbieter wie Alma einsetzen, verzeichnen im Schnitt eine um 15 Prozent höhere Conversion-Rate und einen um 20 Prozent höheren Umsatz. Die Integration ist für gängige Shopsysteme wie WooCommerce oder Shopify verfügbar, ebenso wie für den stationären Handel über Kassenlösungen.